Catering in Ludwigshafen: Planung, Auswahl und Ablauf
Ein Catering planen Sie vom Ort her, nicht vom Menü. Der praktische Grund: Was serviert werden kann, hängt davon ab, was vor Ort möglich ist. Ohne Strom kein warmes Buffet, ohne Wasser keine Spüle, ohne Zufahrt kein Aufbau. Wer zuerst das Menü aussucht und dann den Raum, muss eines von beiden ändern. Meistens ist es das Menü.
Der Ort entscheidet, was möglich ist
Beginnen Sie mit einem Termin am Veranstaltungsort, gemeinsam mit dem Caterer. Ein erfahrener Betrieb sieht in wenigen Minuten, was geht. Er schaut auf Dinge, an die Sie nicht denken: Wo kann angeliefert werden, wie weit ist es von dort bis zum Buffet, gibt es einen Aufzug oder eine Treppe, wo kann Ware zwischengelagert werden, gibt es einen Raum, in dem gearbeitet werden kann, ohne dass Gäste zuschauen.
Dann kommt die Technik. Wie viele Steckdosen gibt es, auf wie vielen Stromkreisen, und was hängt sonst noch daran. Ein Buffet mit Wärmegeräten zieht mehr, als viele glauben, und der Abend endet unschön, wenn beim Einschalten das Licht ausgeht. Gibt es Wasser und einen Abfluss. Gibt es Toiletten für das Personal. Wohin kommt der Abfall, und wer nimmt ihn mit.
Klären Sie im selben Termin die Regeln des Hauses. Bis wann darf gearbeitet werden, bis wann darf Musik laufen, wann muss der Raum leer sein, darf offene Flamme benutzt werden. Ein Caterer kennt diese Fragen. Der Vermieter des Raums beantwortet sie. Sie müssen nur dafür sorgen, dass beide miteinander reden, bevor der Tag da ist.
Ein Angebot muss den Ablauf beschreiben, nicht nur das Essen
Vergleichen Sie Angebote nicht über den Preis je Person. Diese Zahl sagt nichts, solange nicht dabeisteht, was alles enthalten ist. Der Unterschied zwischen zwei Angeboten liegt fast nie im Essen, sondern im Drumherum: Personal, Geschirr, Aufbau, Abbau, Anfahrt.
Das gehört ins Angebot:
- Speisen und Getränke mit Mengen je Person
- Personal: wie viele, wie lange, welche Aufgaben
- Geschirr, Besteck, Gläser, Wäsche und wer abwäscht
- Aufbau, Abbau und die Zeiten dafür
- Anfahrt, Ausstattung und Technik als eigene Posten
- Bis wann die endgültige Personenzahl gemeldet wird
Der letzte Punkt ist der, an dem am häufigsten gestritten wird. Legen Sie fest, bis wann Sie die Zahl nennen und was passiert, wenn weniger kommen. Und sprechen Sie über Unverträglichkeiten und darüber, dass mindestens ein vollwertiges Gericht ohne Fleisch dabei ist. Das ist heute Standard und sollte nicht als Sonderwunsch verhandelt werden.
Fragen Sie außerdem nach Referenzen, und zwar nach solchen, die zu Ihrer Veranstaltung passen. Ein Betrieb, der Firmenfeiern macht, ist nicht automatisch der richtige für eine Hochzeit, und umgekehrt. Und lassen Sie sich, wenn es ein größerer Anlass ist, vorher etwas zu essen geben. Eine Verkostung ist üblich und sie klärt in einer Stunde, was Sie sonst am Tag der Feier zum ersten Mal erfahren.
Wärme ist beim Catering kein Komfortthema
Ludwigshafen liegt in der Oberrheinischen Tiefebene, einer der wärmsten Gegenden Deutschlands. Die Sommer sind heiß, und die Nächte bleiben warm. Für eine Feier im Freien ist das erst einmal schön. Für das Essen ist es eine Aufgabe, und zwar die wichtigste des ganzen Tages.
Kaltes muss kalt bleiben, und Warmes muss warm bleiben. Dazwischen liegt der Bereich, in dem Lebensmittel verderben, und im Hochsommer ist ein Buffet in der Sonne genau dort. Fragen Sie den Caterer deshalb ausdrücklich, wie er die Kühlkette hält, wie lange die Speisen stehen und was mit dem passiert, was nicht gegessen wurde. Ein professioneller Betrieb hat darauf sofort eine Antwort, weil er ohnehin danach arbeitet. Wer die Frage überrascht aufnimmt, ist der falsche.
Planen Sie zusätzlich das Naheliegende: Schatten für das Buffet und für die Gäste, deutlich mehr Getränke als Sie für nötig halten, und Wasser, das immer erreichbar ist. Denken Sie auch an das Personal, das bei dieser Hitze arbeitet. Und lassen Sie sich nicht dazu überreden, alles schon am frühen Nachmittag aufzubauen, damit es fertig ist. Bei dreißig Grad ist das keine gute Idee, und ein guter Caterer wird Ihnen genau das sagen, auch wenn Sie es anders wollten.
Kurz gefasst
Gehen Sie mit dem Caterer an den Ort, bevor Sie über das Menü reden, denn Strom, Wasser und Zufahrt setzen die Grenzen. Vergleichen Sie Angebote über Personal, Geschirr und Auf- und Abbau, nicht über den Preis je Gast. Und machen Sie die Kühlkette zum Thema, wenn im Sommer draußen gefeiert wird.